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《最新貿易英文書信寶典》
譯者 黃宣範
出版社 眾文圖書股份有限公司
ISBN 9789575320201
分類 金融與商務 > 商業實務 > 商業寫作
價格 HK$140.00
 
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本書是以提供讀者一個能當作書信範本的資料庫為目標而編纂的。全書由「謝函」、「安排」、「催促」、「人事錄用」等19章構成,各章更由具有不同目的之書信組合而成,書信總數達251封。這些範例都是從內容、語氣、處理方式、語法、佈局等觀點精選出來的模範信件。換言之,251封書信廣泛地網羅了商業上可能面臨之各種情況,故而不論那一封信,都是值得模仿且確實可以做為模範的書信。

前言
英文商業書信之格式
.謝函
.出差後之謝函
感謝在出差地所受的關照
──非籠統地致謝,要具體記入下印象的事
感謝招待與贈品
──商業社交是在公事中加入溫暖感
感謝在出差地受到午宴款待(1)
──鼓動伙伴意識
感謝在出差地受到午宴款待(2)
──順便敘述對交易全面協助之謝意,以連繫今後關係
協商合作事業後之致謝
──表示由洽談中獲得許多成果
與新代理商候選人協商後之致謝
──為取得契約,追蹤是不可欠缺的
出差開會後之致謝
──以公司代表之立場顯示積極向前姿態
為在自宅招待自己而致謝
──要使謝函與受到之招待相稱
附帶報告近況之致謝
──即使延遲也要寄出
感謝在簽署契約的典禮上所得到之紀念品
──不只褒揚紀念品本身,還要觸及其意義
.謝函
對研究所見習之答謝
──附寄參考資料,以表示感謝心情
感謝協助選購禮物
──在回國前寄出,以加深印象
對贈品之致謝
──謝函和贈品一樣能使人際關係變得良好
對寄送資料之致謝
──不管檢討結果是否已經出來,都要先寄出謝函
對祝賀就任要職之致謝
──引用對方的話表示感謝的心意
對祝賀銷售額達成之致謝
──以表示感謝之意,希望持續彼此之關係
對出席慶典之致謝
──目的在表達對方能出席是件令人高興之事
告知痊癒與答謝慰問
──告知已恢復正常生活,使其放心
對弔唁之致謝
──戰勝悲傷,顯示積極向前的姿態,是最好答謝
答謝填寫問卷調查──由飯店寄出
──使謝函與推銷產生關聯
答謝寄送資料與介紹並就提案報告經過
──由對方較易接受之事開始敘述

.安排
.出差安排
告知總公司將派遣專家至代理商處
──表示是為了對方,以喚起協助
通知希望由分公司派人至總公司見習、商談
──為了從出差中獲得最大成果,先改善對方的態度
在總公司招待代理商人員
──以“增進彼此利益”之論調進行
接受代理商的拜訪
──接受就表示歡迎
表示將至機場迎接
──最後工作是不可遺漏了情報
寄送會議議題提案書
──事先準備以達成有效率之討論
見習安排
請求到研究所見習
──以國際會議加重我方預定之份量
接受見習(1)─簡潔
──承諾時,就愉快地接受
接受見習(2)─歡迎
──顯示協助姿態並表示慨然應允
接受見習(3)─歡迎偉大人物
──最高誠意地歡迎款待,以獲得最大之益處
接受見習(4)─集中於討論要點
──具有效果之意見交換是得自事前準備
要求變更見習日程
──首先傳達好消息,然後再提問題
拒絕見習(1)─因非進行所希望之研究
──若是對彼此無益處之訪問,就可拒絕
拒絕見習(2)─包括政府立場在內
──清楚地表示理由時,也可看到誠意
會談安排
預約會談(1)──藉國外出差機會順道進行
──藉國外出差機會再度開始交易
預約會談(2)──為彌補歡迎會之缺席
──以商業午餐彌補缺席
要求變更會議日程
──不願失去會談機會
使人代理進行會談
──表示雖是代理卻是可託付的,使對方放心
演講安排
委託演講,安排程序
──採用建議形式,使委託具有彈性
正式地委託演講,確認程序
──口頭的約定必須以書面確認
接受演講,告知內容
──使演講和推銷發生關聯
.住宿安排
預約旅館(1)
──以過去實績為資本地委託
預約旅館(2)──為自己與朋友
──以完整資料謀求縮短時間
委託安排旅館
──放入完整資料,以一次通信解決事情
告知接受預約並要求訂金──由旅館寄出
──明確地告知能辦到與不能辦到之事
接到訂金並通知已完成預約──由旅館寄出
──服務業之信中,要充滿服務精神
表示已安排好旅館
──明白地轉達有關金錢之事,以避免日後麻煩
因為預約不到旅館,建議變更日程
──勿只是道歉,要提示代替方案

.介紹‧推薦
.介紹
到國外拓展業務(1)──介紹友人
──介紹者之立場,一定要以Soft sell進行
為到國外拓展業務之介紹函(2)──介紹交易對象
──遵守official語調
為申請代理之介紹函──介紹客戶
──突然闖入之介紹函“若非來自一流企業”,便不具影響力
就職介紹函──以私人身份寄給友人
──給友人之信函,是以私人寒暄夾著要事的三明治方式表達
為訪問研究所之介紹函(1)──介紹友人
──往來關係深長是介紹函之要點
為訪問研究所之介紹函(2)──介紹上司的朋友
──為非直接朋友所寫的介紹信
.推薦
為就業而寫之一般推薦函
──具體地敘述客觀事實後再推薦
強而有力之就業推薦函
──以豐富具體例子來顯現說服力
為希望留學者所寫之有力推薦函
──關鍵在於推薦者是何種人物
為希望留學者所寫之一般英語能力證明書
──語文能力之差距以人品彌補
為希望留學者提出詳細之英語能力證明書
──使評價具有客觀性與權威性
為開始國外貿易之銀行信用狀
──在歐美交易中,bank reference可發揮很大作用

.推銷‧回信
.推銷
寄送與提案企畫相關之新聞消息
──強調若對方願意合作,將可獲利
寄送提案企畫之補充資料與自己公司之營業介紹
──會話後之補充具有很大效用
寄送提案企劃之補充資料兼致謝
──每次交易都得為下次著想
推薦臨時人員
──以滿足對方希望之形式推薦
邀請參加投資討論會
──若要吸引忙碌者,情況傳達是決勝關鍵
餐廳向顧客致謝兼推銷
──利用事件進行soft sell
抗議同時再度推銷
──抗議語氣與推銷要平衡
以中間者身份打聽是否有參加共同開發之意願
──客觀地說明基本情形
介紹正尋求國外銷管道之友人
──問候及結尾與友情相關
透過介紹者委託代理
──透過介紹者較能吸引對方
申請代理店用之銷售提案書指南
──事先調查可有效進行交涉
藉同業之風評而委託代理
──毫無客套詞句之商業性推銷
為會話中表示有興趣者說明交易條件
──直接而具體地提供資料
.推銷之回信
因為感到興趣,所以希望進一步交談
──具體情形留至會談時說明
雖對代理委託甚感興趣,但想先看看產品
──若有介紹者,得提及其辛勞
拒絕代理委託後,提出進入市場之忠告
──本著誠意率直地勸告
拒絕寄送資料之推銷(1)──因非業務範圍內
──雖表示保留但事實上是拒絕
拒絕寄送資料之推銷(2)──由於目前不需要
──表明事實,斷然拒絕
拒絕無契約而寄來之物品
──要顧及對方顏面
拒絕具有強力推薦之企畫提議
──拒絕時不貶低此企畫
對厭煩之推銷做最後拒絕
──不加入任何社交言辭,而直截了當地拒絕對方

.交易‧回信
.交易
進行簡單交易
──不言明希望條件,留至今後交涉
要求有關產品之詳細資料
──表示即早收到回信便可早作決定之“釣魚戰術”
委託寄送樣本
──加上自己公司之介紹與今後交易之預估
委託估價(1)
──估價須備妥必要資料及條件
委託估價(2)
──先說明大致資料,詳情留至以後再談
申請翻譯權
──使之認為具有成功希望
要求再研討受到保留之銷售權申請
──必須去除保留原因
.交易之回信
答覆交易條件
──可加入有利對方之勸告
通知只估價委託之一部分
──只告知同意範圍而隱含拒絕其餘部分
對於估價承諾表示已確認與理解
──對於對方只作部分承諾表示理解
表示對銷售權申請之再度研討感興趣
──並非全部接受以留後路
拒絕交易──因無法達到產量
──零件或人手不足等,是最好的拒絕理由
拒絕翻譯權申請──因已與其他公司定契約
──表示「看法相同」後,表明拒絕之意
拒絕銷售權之申請(1)──因已有獨家代理公司
──不說"NO",而以現狀拒絕
拒絕銷售權申請(2)──因經濟情況不穩定
──表示若情況有變化再進行研討
通知已將交易信轉寄至最靠近之經營處所
──雖簡潔卻能表示感謝心意及合作態度

.訂貨‧回信
.訂貨
訂貨並詢問付款方法
──事務信件可不加社交辭令問候語
以隨信附上支票的方法訂貨
──必須詳記付款的金額和明細
有期限的貿易訂貨
──有特別的希望時,為表示強調,可改變段落構造
接到估價單再訂貨
──沒有標準的訂貨單時,可經詳細解說後確認
.訂貨的回信
先付款再接受訂貨
──可從「不能…」的想法轉變成「若……就可以」的想法
不能接受訂購──因為沒有符合對方希望的規格品
──即使訂購未成,但為了連繫日後交易而寫信
告知價格變更並詢問意向
──一定要將接到訂購時的日期列入
告知已停止製造此產品,勸誘另購其他產品
──某項產品已停止生產,但為不失去機會,就向對方推銷別的代用品
告知必須向所轄代理店訂購,而不能直接向總公司訂購
──說明交易規則,並依此規則處理事情

.價格交涉‧支付交涉
.價格交涉
告知對方價格上漲
──強調並非單方面的,而應彼此負擔
接受漲價的要求
──先求得共同結論,再提自己意見
對於漲價的通知要求延期
──主張冷靜地共同面對對彼此都不利之事
回絕延請加價請願
──盡可能以具體言詞說服對方
說明實施特例,不變動價格
──以特例措施說服對方
要求減低過高之講習費
──出示憑據,給與再次考慮之資料
請求降價(1)──因為客戶壓力
──具體交涉留待他日,目前先“動搖”其意
請求降價(2)──以獲得的資料為根據
──加上證據使更確定
同意部分降價的要求
──示以斷然態度,不留有交涉的餘地
再度拒絕降價請求,並請重新考慮延期出貨之要求
──微妙的說服靠寫信而不是靠telex
拒絕降價請求(1)──以方針為理由
──首先敘述可同意的條件
拒絕降價請求(2)──因為具有競爭力
──主張以此價格可十分暢銷
雖然拒絕降價,但提出其他代替品
──正確表明特徵,由對方判斷
拒絕減價,但提出宣傳補助金
──以擴大交易為彼此之共同基礎及出發點
.支付交涉
請求延期支付
──強調無危險且是例外措施
同意延期支付
──若有同情餘地,要表示協助態度
拒絕延期支付之請求
──表明若同意即是捨棄法律權利
以要求變更支付方式為條件答應對方
──雖附帶條件,但依舊語氣良好
請求重新考慮對運費請款之駁回
──暗示如果同意,今後銷售活動更加容易
同意破例支付運費
──先提結論,把說教放後頭

.催促‧回信
.催促
支付的催促(1)──催促未付之賒銷貨款
──若是有信用者,客氣的催促即有充份效果
支付的催促(2)──催促銷售報告及支付版稅
──強硬催促時,可以契約為後盾
支付的再度催促──再度催促銷售報告及版稅支付
──再度催促,並附上前一回催促信之副本,迫使對方有所回覆
催促定期報告書──對於較親近之工作夥伴
──在親近氣氛中,若無其事地向對方抱怨
催促電話交易之回覆
──若是急件,可要求完整資料
.催促的回信
針對重覆催促,表明已支付完畢
──催促的回信,盡可能詳細提供資料

.抱怨‧處理
.抱怨
通知貨品不足
──不必帶感情,只須正確說明狀況及問題
對品質不滿,希望退貨
──以理論性主張排除對方的反對
.抱怨的處理
拒絕退貨及退款要求
──若要有權威性地提出適當主張,則契約最具效力
表示應由所轄代理店處理
──雖然表示理解對方意見,但依舊站在中立的立場
敘述原則,並表示由代理店說明實情
──但最後仍需示以負責態度,以免失去信用
表示已命令盡速調查──向重要客戶
──如果對方是地位高者,可藉此法請求諒解困難情況
針對許多抱怨之辯明及道歉
──分清楚該辯明與道歉之處
通知調查後之對策
──請求諒解必須採取適當措施
拒絕再度研討之要求
──加入“安慰”,使感情融洽

.道歉信
.道歉信
為尚未付款而道歉,並表示馬上匯款
──快速匯款就是最好的道歉
為請款單重覆發送而道歉,並指示如何支付
──說明解決方法,以免引起往後混亂
為催促不必要之支付而道歉
──將道歉插在致謝之間
為裝船疏忽而道歉
──在對方責備前搶先致歉

.報告‧通知
.報告
對介紹者的報告(1)──已與被介紹者聯絡
──內容簡潔,但語氣緩和
對介紹者的報告(2)──對方介紹交易之客戶
──引用客戶的話,使知道其介紹甚為適合
對介紹者的報告(3)──通知交易關係不成立
──將寄給被介紹者之信件副本附上,可省詳細說明之麻煩
說明對方的請求已交由相關部門處理
──回對方寄給前任者的信,是最好問候機會
表示答應幫忙介紹職位
──介紹後由當事者自行交涉
對申請者表示保留,並要求追加提出文件
──難以決定時,可追加判斷的資料
.通知
通知詢問之決定事項
──雖然很有威嚴,但無強迫之感

.確認
.確認
會議後寄送議事紀錄,並請求確認
──重要決定事項由雙方簽署,使持有法律效力
會談後請求確認
──調停人要雙方面確認
請求確核認附於信中之售約書
──在被詢問前先確認
以書面確定電話中之約定
──重要案件須以文件確認
澄清對己方本意之誤解
──利用“威脅作戰法”
請求對方說明來信中不明白處
──請對方就不易瞭解之處提示具體例子或具體數值
請求確定是否參加共同事業
──以情況迫使確定
請求作交易之最終確定
──說明是為了對方利益
交易的最終決定
──附加條件以留後路
購買不動產時之契約書
──完全排除人情味

.寄送‧匯款
.寄送
應要求而寄送資料(1)──簡潔
──對目錄索取之回信,是推銷第一步
應要求而寄送資料(2)──通知免費
──簡短而示以協助態度
應要求而寄送資料(3)──提出同樣要求
──快速處理對方之要求後,己方也提出同樣要求
由於沒有所索取之資料,所以寄送代替品(1)
──盡量示以回應對方要求之姿態
由於沒有所索取之資料,所以寄送代替品(2)
──說明代替品之適用範圍
由於沒有所索取之資料,所以寄送代替品(3)
──在可能供應範圍內給予協助
資料寄送之預定與部份需要收費之通知
──需付費之情況下
寄送約定之資料(1)
──除寄送品外再添加便條
寄送約定之資料(2)
──商業性地運用宴席
寄送貼紙給小孩
──不用推銷的PR信
應要求寄送演講內容摘要
──寄送所請求之稿件即為承諾之回信
填好之公文格式與附加文件一同寄送
──為簡化事務處理及促進雙方關係,必須提供完整情報
寄送急需之必要文件
──以簡短書信催促
寄送不足之文件(1)──一般性
──縱使只有一句,也必須表達致歉之意
寄送不足之文件(2)──對已熟悉之顧客
──對已非常瞭解彼此交易狀況者使用簡潔乾脆之文句
訂正並寄送請款通知單
──不作叼絮說明,而是以公文形式
寄送二度開立之請款通知單,並促其付款
──為要求其儘快支付,所以要公事化口吻進行
寄送請款通知之明細表
──添加一句,以示所送資料之有利處
裝載貨物之發票
──需兼備簡明與懇切有禮二要件
通知另外寄送新型報表,並期望善加運用
──以另信寄送是處理辦法的一種
將抱怨信件轉寄給負責人,並請求盡速處理
──負責至知道結果為止
通知寄送宣傳活動資料,並指示應用方法
──使用生動言詞,使氣氛高漲
寄送契約書,並要求處理
──若無其事地附上請款單
寄回署名契約書
──不管好不好,都得迅速處理
.匯款
寄送支票──作為旅館預約金
──若遲寄了,要極盡其詞表示懇切
通知已匯款──作為旅館預約金
──加入簡單社交措詞,使語氣緩和
通知已匯寄部份之款項──針對書本費
──詳細說明匯款情形
在受催促後通知已匯款──向旅館
──以寄送添加資料表示協助態度

.委託‧承諾‧拒絕
.委託
寄送之委託(1)──委託寄送使用說明書
──急用時最好寫明完全的資料,使一封信即解決問題
寄送之委託(2)──委託寄送論文應徵簡章
──強調與對方之關係
委託寫介紹信──為了參觀訪問研究所
──社交措詞間插進事由,使成「三明治形式」
委託寫書籍之推薦文
──不必讓對方費神,自己備妥概要
要求原稿〈演講內容概要〉
──使瞭解目的後再要求
委託核對論文(1)──向老師
──委託長輩要利用自尊心及正義感
委託核對論文(2)──向友人
──委託感覺強烈,但用詞語氣緩和
委託旅館作特別安排
──若是稍嫌過份之委託,需要委婉一些
.承諾
承擔特別之安排──由旅館到客戶
──逐一核定委託事項使對方安心
.拒絕
拒絕延期提出報告書之要求──以契約為後盾
──不以we為主語,並將話題移到契約書上
拒絕購買設備──由於對方國家之政變
──為避免對方責備,可先要求保留
拒絕捐贈──由於財政上之原因
──隨時明白地拒絕,是誠實作法
拒絕合作──由於方針的原因
──以兩段構成加以拒絕,不給與再委託之機會
拒絕介紹──由於關係淺薄
──此技巧可乾脆地拒絕對方,而不會有不快感
拒絕提出原稿──因為很忙
──寄送其他代替品,以應要求
拒絕校對論文(1)──因為很忙
──不直接拒絕,而是以情況為理由
拒絕校對論文(2)──因為非專門
──以謙遜言詞代替直接拒絕
拒絕演講──因為已先有約
──不是完全拒絕,而是暗示下次有機會再去

.人事採用
.人事採用
拒絕因報紙廣告而來之應徵者
──公事性地斷然拒絕
拒絕面試者
──雖是直接拒絕,但不忘禮貌
拒絕因推薦而來之求職者
──要顧全推薦人顏面
曾經說過保留採用,但現用在其他空缺上
──雖曾一度拒絕過,但卻保持聯繫,並有效運用
想讓對方候補下次空缺,所以希望對方前來面試
──雖然目前不缺人,但仍考慮今後可能性
雖然對方拒絕,但仍希望保持今後可能性
──即表示心胸寬大,也不失採用者之威嚴

.通知
.通知
經理退休之通知
──請注意退休通知不要太感傷
調職之通知
──即使調職也要保持交情
因病回國之通知
──確實地為接任者舖路
通知任職者之變更
──任職者變更是由上司名義決定

.邀請‧通知‧回信
.邀請
創業15週年紀念會之邀請信
──打字方式比印刷方式好
自家宴會之邀請信
──提出有趣內容,使對方興趣濃厚
.通知
送別高球賽之通知信
──重點在於使其知道這是快樂的聚會
會議通知信(1)
──強調會議之目的及意義
會議通知信(2)
──不使用命令形式也能有力地請求參加
.出席
出席開業式
──親筆署名之信件較有份量
出席友人家之聚會
──對於私人性社交聚會,「高興地期盼出席」之心情極為重要
.缺席
不參加啟用式
──以不明確理由謝絕,只限於地位高者
不出席慶祝會
──太短的謝絕信給人沒有誠意之印象
不出席結婚典禮
──以先有約為理由拒絕,最適當
不出席晚餐會
──感謝對方之邀請誠意,加強人際關係
即使再次邀請也不出席會議
──如果具體表明理由,對方可能會配合我們的日期,而造成反效果
收到不出席歡送會的通知後,所作之回信
──表明自己並沒生氣

.慶賀信
.慶賀信
祝賀升遷(1)──祝賀客戶就任董事長
──若已得知消息,即使就任前也要馬上寄出
祝賀升遷(2)──祝賀客戶就任總經理
──為了彼此公司繁榮而寄出慶賀信
祝賀升遷(3)──祝賀親密朋友就任總經理
──以彼此共同之朋友或興趣,提高喜悅和友誼氣氛
祝賀升遷(4)──祝賀和勉勵在困難狀況中就任總經理者
──不幸之事瞭解在心而不必明言
祝賀升遷(5)──祝賀親密客戶之升遷
──直接地表示高興
慶賀榮任部長
──提起交往經過,並若無其事地言及自己的存在
慶賀分店開業
──以慶賀信為交易作準備
寄給達到銷售目標之代理店
──以明朗的言詞提高銷售士氣
寄給獲得銷售領先之代理店
──提及達到此業績之意義,作為今後勉勵
寄給優勝的賽車選手──由製造廠商寄出
──對於快人之舉的祝賀,必須要誇張
寄給被授與稱號者
──祝賀之詞最後提出,以增加份量

.勉勵‧慰唁
.勉勵
勉勵辭任要職者
──對退任者之勉勵,就是對繼任者之聯繫
勉勵從第一線引退者
──為對方非完全引退而高興
勉勵面對艱難者
──謹慎且不越份
鼓勵因病回國者
──使對將來持有希望
慰問和鼓舞生病者
──花時間寫信比打電話更能表示誠意
.慰唁
接到客戶主管之訃聞時
──稱揚亡者之存在意義
對於有工作關係者之親人喪亡時
──勸對方節哀順變
對於喪亡親人之朋友
──寫上自己的體驗勉勵對方


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